Foto: Kabag Umum Indra Ayu A.R. Arsyad, SE.,MEc.Dev.
WEDA – Digitalisasi kini menjadi suatu tuntutan dari transformasi pelayanan yang mensyaratkan kecepatan dan kemudahan. Hal ini terangkum dalam sebuah inovasi yang dinamakan Si-Surat (Sistem Administrasi Persuratan).
Inovasi tersebut digagas oleh Kabag Umum, Indra Ayu A.R. Arsyad, SE., MEc.Dev. Inovasi itu dibuat dalam aksi perubahan pelatihan kepemimpinan administrator (PKA) angkatan II tahun 2023 oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM) Kementerian Dalam Negeri Regional Makassar.
Menurut Indra Ayu A.R. Arsyad kepada awak media menjelaskan bahwa ide awal digagas sistem Si-Surat dilatar belakangi sejumlah masalah yaitu sistem administrasi persuratan secara manual sering kali tercecer atau hilang. Selain itu pejabat yang berwenang melakukan disposisi kadang terlambat karena yang melakukan disposisi apabila berada di luar daerah. “Nah, kenapa dibuat aplikasi Si-Surat agar supaya dapat mempermudah dalam sistem kerja manajemen surat menyurat di Bagian Umum ini. Dan kedepan apabila bupati mau melakukan disposisi tidak lagi di kantor, tapi bisa di mana saja, di luar daerah pun bisa melakukan disposisi lewat aplikasi itu. Begitu juga Sekda dan pejabat lainnya,” lanjut Ayu.
Ayu menjelaskan bahwa aplikasi Si-Surat adalah sebuah inovasi atau sebuah terobosan baru dibuat untuk dapat mempermudah sistem administrasi persuratan khususnya di Bagian Umum. “Aplikasi ini nantinya tidak hanya digunakan di Bagian Umum saja tapi digunakan seluruh SKPD, dan jangka panjang bisa digunakan oleh seluruh masyarakat dan stakeholder,” jelasnya.
“Inovasi ini juga bagian dari penerjemahan anjuran pemerintah pusat, dimana daerah melakukan sistem pemerintahan berbasis digital,” tutupnya.
Indra Ayu juga mengaku aplikasi Si-Surat ini dibuat lantaran, belum optimalnya pelayanan kepada pimpinan, belum efektifnya proses administrasi pelayanan kepada manual, dan penanganan surat menyurat masih ditangani secara manual. “Tiga problem tersebut yang mendasari sistem Si-Surat ini diadakan,” jelasnya.
Untuk itu lewat inovasi tersebut, Indra Ayu menginginkan sistem Si-Surat ini proses persuratan dilakukan dalam genggaman. Sehingga untuk saat sekarang ini proses persuratan dan disposisi pimpinan yang memakan waktu berhari-hari karena karena mobilitas pimpinan yang tinggi, dan kesulitan dalam melakukan tracking untuk melacak progres surat dan disposisi pimpinan. “Serta ribetnya kolaborasi draft surat manual karena harus berkirim file secara manual dan proses penomoran yang tidak praktis,” jelas Ayu.
Selain itu juga sistem digitalisasi surat menyurat yang dituangkan lewat aplikasi Si-Surat tersebut bertujuan jangan panjang, jangka menengah dan jangka pendek. “Tujuan jangka panjang adalah implementasi sistem digitalisasi di Kabupaten Halmahera Tengah, jangka menengah itu implementasi sistem digitalisasi dan tujuan jangka pendek Si-Surat di Kabupaten Halmahera Tengah,” ujarnya.
Tentu lanjut Kabag Umum bahwa asas manfaat atau faedah dari aplikasi Si-Surat adalah bagi Bagian Organisasi, yaitu efesiensi dalam aspek waktu dan pembiayaan, fungsi kontrol atas administrasi persuratan dari atasan terhadap bawahan dan tugas dan tanggung jawab masing-masing ASN dengan optimal.
Manfaat bagi Pemerintah Daerah adalah terwujudnya efesiensi waktu bagi masyarakat yang berurusan dengan pemerintah daerah, terwujudnya transparansi dalam mendapatkan informasi. “Adapun manfaat bagi Pemerintah Daerah adalah tertatanya sistem penyimpanan arsip dan dokumen negara yang lebih optimal, terlaksananya sistem pemerintahan saerah yang lebih modern dan juga terlaksananya fungsi koordinasi antar OPD yang lebih optimal,” tutup Indra Ayu. (red)
